Az ügyfelekkel történő kommunikáció fő csatornája gyakran az e-mail. Egy szervezet több részlegből vagy csapatból áll. Az e-mail-címek eltérnek minden egyes csoportnál, amelyek az ügyfelet szolgálják ki. Rendelkezhet a következővel:
support@example.orghr@exapmle.orgsales@example.orgEzek a címek csak példák, de akár többel is rendelkezhet. Ezeket a csatornákat használja üzenetek fogadásához és küldéséhez, valamint a levelezőprogramokban is, így valaki gyakran a rossz e-mail-címmel küldi el az üzenetet.
Az OTRS annyi e-mail-címet kezel a csapatnál, amennyi csak szükséges. Az összes e-mail-címe, legyen az küldéshez vagy fogadáshoz, egyetlen helyen van megfelelően nyilván tartva és beállítva. A Várólista beállításai szakaszban mindig a megfelelő e-mail-cím lesz kiválasztva, hogy ha valaki több szerepben is dolgozik, akkor megakadályozza, hogy rossz fiókkal küldje el az e-mailt.
Ahhoz, hogy az OTRS képes legyen e-maileket küldeni, egy érvényes e-mail-címre lesz szüksége, amit a rendszer használhat. Az OTRS képes több e-mail-címmel is dolgozni, ugyanis számos támogató telepítésnél szükséges egynél többet használni. Egy várólista hozzákapcsolható több e-mail-címhez és fordítva. Egy várólistából kimenő üzenetekhez használt cím akkor állítható be, amikor a várólistát létrehozzák.
Használja ezt a képernyőt, hogy rendszer e-mail-címeket adjon a rendszerhez. Egy e-mail-cím már hozzáadásra került a rendszerhez az OTRS telepítésekor. Az e-mail-cím kezelésének képernyője a Kommunikáció és értesítések csoport E-mail-címek moduljában érhető el.
E-mail-címek kezelése
Egy e-mail-cím hozzáadásához:
-
Kattintson a Rendszercím hozzáadása gombra a bal oldalsávban.
-
Töltse ki a szükséges mezőket.
-
Kattintson a Mentés gombra.
Figyelem
Az e-mail-címek nem törölhetők a rendszerből. Azonban kikapcsolhatók az Érvényesség beállítás érvénytelen vagy átmenetileg érvénytelen értékre állításával.
Megjegyzés
Ha egy e-mail-cím hozzáadásra kerül és érvényesre van állítva, az OTRS nem tud e-mail küldeni arra a címre. Ez megakadályozza a visszacsatolásokat, amelyek összeomlaszthatják a rendszert. Ha részlegek közt kell információt átadnia, akkor használja a felosztás bejegyzésműveletet. Ez új jegy létrehozását teszi lehetővé egy másik csapat számára, például egy feladat kiosztásához.
Egy e-mail-cím szerkesztéséhez:
-
Kattintson egy e-mail-címre az e-mail-címek listájában.
-
Módosítsa a mezőket.
-
Kattintson a Mentés vagy Mentés és befejezés gombra.
Megjegyzés
Ha több e-mail-cím van hozzáadva a rendszerhez, akkor használja a szűrődobozt egy bizonyos e-mail-cím megkereséséhez azáltal, hogy egyszerűen begépeli a nevét a szűrőbe.
E-mail-cím beállításai
A következő beállítások akkor érhetők el, ha hozzáadja vagy szerkeszti ezt az erőforrást. A csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező.
- E-mail-cím *
-
A hozzáadandó e-mail-cím.
- Megjelenített név *
-
Ennek az erőforrásnak a neve. Bármilyen típusú karakter beírható ebbe a mezőbe, beleértve a nagybetűket és a szóközt is. A név megjelenik a bejegyzés küldő információjánál.
- Várólista *
-
A várólista, amelyhez az e-mail-cím hozzá lesz adva alapértelmezett e-mail-címként.
Megjegyzés
Ez a beállítás akkor lesz alkalmazva, ha az e-mail a címzett címén keresztül kerül terjesztésre. Ezt a beállítást felül lehet bírálni Levelezési szűrők használatával vagy a Levelezőfiók beállításai szakaszban leírtakkal, ha a Szétválogatás a kiválasztott várólista szerint van kiválasztva.
- Érvényesség *
-
Állítsa be ennek az erőforrásnak az érvényességét. Minden erőforrás csak akkor használható az OTRS-ben, ha ez a mező érvényes értékre van állítva. Ennek a mezőnek az érvénytelen vagy átmenetileg érvénytelen értékre állításával letiltja az erőforrás használatát.
Megjegyzés
Egy e-mail-címet csak akkor lehet érvénytelen vagy átmenetileg érvénytelen értékűre állítani, ha nincs hozzárendelve egyetlen várólistához sem.
- Megjegyzés
-
Adjon további információkat ehhez az erőforráshoz. Mindig ajánlott egy teljes mondattal kitölteni ezt a mezőt az erőforrás leírásaként a jobb érthetőségért, mert a megjegyzés is megjelenik az áttekintő táblázatban.
Kimenő e-mailek beállítása
A kimenő levelekhez az OTRS számos módon állítható be. A legjobb választás viszont bizonyos körülményektől függhet.
Levelek küldése helyi MTA-n keresztül
A levelek közvetlen küldéséhez vagy a levelek okos gépre történő továbbításához egy helyi levéltovábbító ügynök (MTA) használata az ajánlott választás. Ez helyi levelezési várakozási sort biztosít a hálózati kapcsolódási problémák esetén, valamint azzal a képességgel is rendelkezik, hogy több kimenő postafióknál vagy az alap hitelesítési módszerektől eltérőt használó fiókoknál hitelesítsen.
Egy alapértelmezett beállítás a Sendmail binárist vagy a Postfix programot használhatja.
Egy okos gépen keresztül történő, SMTP-t (egyszerű levélküldő protokollt) használó levélküldés abban az esetben használható, ha másik levelezési kiszolgálót használ a hálózatában vagy az interneten. A helyi MTA-t a hitelesítéshez szükséges hitelesítési adatokkal kell beállítani, és a cél MTA-nak engedélyeznie kell, hogy a felhasználó leveleket küldjön a tartomány más felhasználóinak nevében.
Egy másik tartomány nevében történő levélküldés vagy egy, a helyi kiszolgálónak a felhasználó nevében történő küldést engedélyező küldő irányelv keretrendszer (SPF) bejegyzését igényli, vagy a levélkicserélési erőforrás bejegyzésnek (MX) és a tartománynév-szolgáltatásnak (DNS) a helyi kiszolgálóhoz való C-name bejegyzései szükségesek abban az estben, ha a helyi levelezési kiszolgálónak kell a céltartomány levelezési kiszolgálójaként szerepelnie.
Megjegyzés
Az SPF-bejegyzés nem kötelező szükségszerűen. Azonban ha a küldőtartomány rendelkezik beállított SPF-bejegyzéssel, akkor az MTA IP-címét fel kell sorolni abban, egyébként az SPF-ellenőrzés sikertelen lesz. Alternatívaként elküldheti a kimenő leveleket egy továbbító gépre, és ebben az esetben a továbbító IP-címét kell felsorolni a küldő tartomány SPF-bejegyzésében.
Levelek küldése külső e-mail-szolgáltatón keresztül
Alternatívaként lehetőség van külső e-mail-szolgáltató használatára is a kimenő e-mailekhez.
Megjegyzés
Ez a funkció csak helyszíni telepítéssel rendelkező ügyfeleknek érhető el. Ha Ön menedzselt ügyfél, akkor erről a funkcióról az Ügyfélmegoldások csapat gondoskodik az OTRS-ben. Vegye fel velünk a kapcsolatot a support@otrs.com e-mail-címen vagy az OTRS Portálon.
Figyelem
A Smarthost (küldőtovábbító gép) használata az új menedzselt ügyfelek számára 2022. szeptember 1-jétől elavulttá vált. Minden meglévő példány módosítva lesz 2023. július 1-jéig.
Az Office 365 e-mail-szolgáltatóként való használatához történő rendszerbeállításhoz:
-
Olvassa el a POP, IMAP, and SMTP settings for Outlook.com és az Add your Outlook.com account to another mail app or smart device fejezeteket a hivatalos dokumentációban.
-
Másolja ki az Office 365 adminisztrátori területén megjelenített egyszer használatos alkalmazásjelszót.
-
Menjen az OTRS Rendszerbeállítások képernyőjére, és adja hozzá a következő beállításokat:
-
SendmailModule→Kernel::System::Email::SMTPTLS -
SendmailModule::AuthPassword→ a Office 365-ból származó alkalmazásjelszó -
SendmailModule::AuthUser→ e-mail-cim@vallalat.tld -
SendmailModule::Host→ SMTP.office365.com -
SendmailModule::Port→ 587
-
A Gmail e-mail-szolgáltatóként való használatához történő rendszerbeállításhoz:
-
Olvassa el a Send email from a printer, scanner, or app fejezetet a hivatalos súgóközpontban.
-
Menjen az OTRS Rendszerbeállítások képernyőjére, és adja hozzá a következő beállításokat:
-
SendmailModule→Kernel::System::Email::SMTPTLS -
SendmailModule::AuthPassword→ az e-mail-címének jelszava -
SendmailModule::AuthUser→ e-mail-cim@vallalat.tld -
SendmailModule::Host→ smtp-relay.gmail.com -
SendmailModule::Port→ 587
-
Egy másik külső e-mail-szolgáltató használatához történő rendszerbeállításhoz:
-
Olvassa el a külső szolgáltató hivatalos dokumentációját.
-
Menjen az OTRS Rendszerbeállítások képernyőjére, és adja hozzá a következő beállításokat:
-
SendmailModule→Kernel::System::Email::SMTPTLS -
SendmailModule::AuthPassword→ az e-mail-címének jelszava -
SendmailModule::AuthUser→ az e-mail-címe vagy felhasználóneve -
SendmailModule::Host→ a külső szolgáltató SMTP-címe -
SendmailModule::Port→ az SMTP-kiszolgáló portja
-
Lásd még
Részletes utasításokat találhat a Levelezési levélfiókok fejezetben azzal kapcsolatban, hogy hogyan kell beállítani a bejövő e-maileket.
